Einfache Datenbanken mit Assistenten erstellen

 

Beispiel 1

Aufgabe: Erstellung einer einfachen Adressen-Datenbank mit Hilfe der Datenbank-Assistenten

 

1. Tabelle erstellen

Nach dem Öffnen von Access 2000 Leere Datenbank auswählen. Dateiname: Adressen.

 

- Es erscheint nun das Hauptmenü mit den sog. 'Objekten':
(Achtung: Diese 'Objekte' haben nichts mit den Objekten im Sinne des Entity-Relationship Modelles zu tun!)

Tabellen                            Tabellen stellen die Struktur der einzelnen Datensätze dar. Jeder Datensatz ist in einer Tabellenzeile gespeichert.

Abfragen                           Mit Hilfe von Abfragen werden Daten aus den Tabellen herausgefiltert. Damit kann gezielt auf Teile des Datenbestandes zugegriffen werden.

Formulare                         Mit Formularen können Karteikarten gedruckt und Bildschirmmasken erstellt werden, die zur Anzeige von Daten aus Tabellen und Abfragen dienen.

Berichte                            Ein Bericht ist ein speziell für den Ausdruck von Listen entwickeltes Formular.

Makros                              Makros fassen Folgen von nacheinander ausgeführten Befehlen unter einem Namen zusammen, sodass Arbeitsgänge abgekürzt werden können.

Module                               Module sind Prozeduren, die in der Programmiersprache von Access erstellt wurden.

 

Dann in 'Objekte' Tabellen markieren und Neu. Nun wählt man den Tabellen-Assistenten.

Im folgenden Fenster erscheinen vorgegebene und vordefinierte Beispieltabellen (links) und entsprechende Felder (rechts).

Nun wählt man die entspr. benötigten Felder, wie Vorname, Nachname, Adresse, Bundesland, etc. aus, indem man das jeweilige Feld markiert und auf das ">" Symbol klickt.

Dann klickt man auf weiter, gibt einen Tabellennamen ein (dieser ist unabhängig vom Dateinamen!!) und wählt zuletzt Direkt Daten in die Tabelle eingeben an.

Nun erhalte ich eine simple Tabelle, in die ich meine Daten eingeben kann. Sobald ich Daten eingebe, erscheint darunter eine neue leere Zeile für weitere Daten.

 

Übung: Geben Sie nun ein paar beliebige Datensätze ein!

 

Das Ergebnis sieht, z.B. so aus:

 

Übung: Einfache Abfrage in der Tabelle durch Filter

Klicke auf das Symbol  - klicke dann mit der Maus in ein Feld (z.B. Bundesland) und wähle dann einen vorhandenen Wert aus. Nach dem klicken auf das Symbol  werden nur noch jene Datensätze angezeigt, die jenem Wert enstprechen. Nach nochmaligem klicken werden wieder alle Datensätze angezeigt.

2. Formular erstellen

Übung: Erstellung einer Eingabemaske mit dem Assistenten

 

Schließe die Tabelle und wähle im Hauptfenster Formulare - Neu - Formular-Assistent.

Wähle alle Felder aus (ausgenommen das ID-Feld), wähle dann einspaltig und ein enstprechendes Format.

Schließlich einen Namen für das Formular auswählen (hat wieder nichts mit Datein-Namen zu tun) und Fertigstellen.

 

Schließlich erhalte ich das fertige Formular mit einem Datensatz-Navigator in der Fuß-Zeile.

 

3. Abfrage erstellen

Wähle Abfrage - Neu - Auswahlabfrage-Assisten.t

Wähle die entsprechenden Felder aus und klicke schließlich Fertigstellen.

Wir erhalten schließlich eine Tabelle, die aussieht wie unsere Originaltabelle.

Gehe nun über das Symbol  in die Entwurfsansicht.

Hier können die Abfrageoptionen ausgewählt werden, z.B.:

 

Gehe nun durch klicken auf das Symbol  in die Datenblattansicht und das Ergebnis sieht so aus:

 

4. Berichte erstellen

Wähle Berichte - Neu - Berichtsassistent und wähle die entsprechenden Felder aus.

Bei der Frage nach einer Gruppierungsebene wählen wir nichts aus. Wir wählen dann nach Geschmack beliebige Layout-Optionen aus und sagen schließlich Fertigstellen.

 

Das Ergebnis ist nun eine für den Ausdruck geeignete Liste.