5. Neue Datenbank erstellen

- MS Access 2000 öffnen und 'leere Access-Datenbank' auswählen.

- Aussagekräftigen Datei-Namen angeben.

 

in unserem Beispiel: "Proben" (Beispiel 2)

 

Als erstes wird eine neue Tabelle erstellt.

6. Tabellen anlegen

6.1.      Erstellen einer Tabelle

Wir beginnen mit der Erstellung der Tabelle mit den Lokalitäten

 

Im Hauptmenü wählt man unter Objekte die Option Tabellen aus und dann Neu.

Im folgenden Fenster Neue Tabelle erscheinen fünf Optionen. Datenblattansicht und Entwurfsansicht legen eine neue leere Tabelle an. Mit Tabellenassistent können vordefinierte Tabellen (z.B. Adressenkarteien, Kundenkarteien) angelegt werden. Mit Tabelle importieren können vorhandene Tabellen (z.B. aus Excel) importiert werden. Mit Tabelle verknüpfen können Tabellen aus anderen Datenbanken verknüpft werden (dazu später).

Für unser Beispiel wählen wir Datenblattansicht.

6.2.      Tabellen in der Datenblattansicht

In der Datenblattansicht sehen wir eine neue leere Tabelle, wie es sie auch in Excel gibt. Die einzelnen Zeilen entsprechen (noch nicht vorhandenen) Datensätzen, die einzelnen Spalten repräsentieren die Felder. In der Kopfzeile sieht man die Namen der Felder (zur Zeit Feld1, Feld2, etc.).

Jede Tabelle kann in der Datenblattansicht und der Entwurfsansicht dargestellt werden. Zum wechseln klickt man in der Menüzeile auf das Ansicht-Symbol in der linken oberen Ecke.
Datenblattansicht:   , Entwurfsansicht:

6.3.      Tabellen in Entwurfsansicht definieren

In der Entwurfsansicht müssen nun die einzelnen Felder der Tabelle definiert werden.

Der wichtigste Bestandteil einer Tabelle ist der Primärschlüssel, der jeden einzelnen Datensatz unzweifelhaft definiert und in der Tabelle nur einmal vorkommen darf. Wird z.B. in einer Adressendatei jeder Datensatz durch einen Nachnamen definiert, ergibt sich das Problem, dass ein Name mehrfach vorkommen oder sich (z.B. durch Heirat) verändern kann. Daher wird man als Primärschlüssel eine eindeutiges Feld wie Kundennummer auswählen, oder man fügt ein eigenes Feld mit dem Feldnamen ID ein. Im Felddatentyp wählt man dann AutoWert. Das bedeutet, dass beim Einfügen eines neuen Datensatzes automatisch eine neue laufende Zahl eingefügt wird, die den Primärschlüssel darstellt und in der Tabelle jeweils nur einmal vorkommt. Der Vorteil ist, dass nun Tabellen nur über diese ID verknüpft werden und der Inhalt des jeweiligen Datensatzes beliebig korrigiert werden kann, ohne dass Probleme bei der Verknüpfung auftreten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Indizierung. Felder, nach denen eine Datenbank häufig durchsucht werden (im Falle einer Adressendatei z.B. der Nachname), sollten indiziert werden, weil das Suchen in indizierten Feldern schneller abläuft. Der Index ist mit dem Stichwortverzeichnis eines Buches vergleichbar. Für indizierte Felder wird eine spezielle Tabelle erstellt, die mit Hilfe des Indexbegriffes das schnelle Auffinden eines Datensatzes erlaubt. Insbesondere sollte ein Feld indiziert werden, über dessen Inhalt zwei Tabellen miteinander verknüpft werden. 

 

Feldname

Zunächst wird jedem Feld ein eindeutiger Feldname zugewiesen.

 

Für unser Beispiel benötigen wir in der Lokalitäten-Tabelle (1) Name der Lokalität, (2) Bundesland, (3) Alter. Die Feldnamen sollten eindeutig und prägnant sein; Vorschlag: Lokalit, Land und Alter.

Am häufigsten wird man nach Lokalit suchen. Es empfiehlt sich daher, diese zu indizieren.

Nachdem der Name der Lokalität immer eindeutig sein sollte, könnte man diesen als Primärschlüssel verwenden. In unserem Beispiel werden wir aber ein eigenes Primärschlüssel-Feld einfügen:

 

Wenn man ein eigenes Primärschlüsselfeld (ID) einfügen will, benennt man das erste (= oberste) Feld "ID", klickt dann mit der rechten Maustaste darauf und wählt Primärschlüssel. Neben dem Feld erscheint dann ein Schlüsselsymbol. Außerdem muss als Felddatentyp der Wert AutoWert angegeben werden, damit jeder neue Datensatz automatisch eine neue Nummer bekommt. Bei Indiziert muss Ja (Ohne Duplikate) stehen (geschieht automatisch), damit jede ID einzigartig ist.

 

In unserem Fall werden wir das Primärschlüsselfeld als Lok-ID bezeichnen um spätere Verwechslungen zu vermeiden.

 

Nun vergibt man die weiteren Feldnamen. Will man ein Feld einfügen oder löschen, klickt man mit der rechten Maustaste in ein Feld und wählt dann die entspr. Option aus.

Zu jedem Feldnamen kann man nun den Felddatentyp und die Feldeigenschaften definieren. Dazu klickt man auf den entspr. Feldnamen und wählt dann den Felddatentyp (rechts davon) und die Feldeigenschaften (unten) aus.


Felddatentyp

Text                                    Zeichenketten von maximal 255 Zeichen

Memo                                 Texte mit maximal 64000 Bytes Länge, eignet sich für Bemerkungs-Feld. Achtung: dieses Feld kann nicht indiziert werden.

Zahl                                    Numerische Werte (Ganz- oder Dezimalzahlen), 1, 2, 4 oder 8 Bytes

Datum/Zeit                       Datum und Uhrzeit, 8 Bytes

Währung                          Geldbeträge, 8 Bytes

AutoWert                          Ein Datensatzzähler, den Access jedem Datensatz zuordnet. Kann für das ID-Feld als Primärschlüssel verwendet werden.

Ja/Nein                              Auswahl zwischen zwei Werten. Z.B. vorhanden/nicht vorhanden, oder männlich/weiblich.

OLE-Objekt                      Z.B. Grafiken

 

Feldeigenschaften

Feldgröße                          Gibt beim Datentyp "Text" die maximale Anzahl Eingabezeichen an, bei "Zahl" den Zahlentyp (Byte, Integer usw.). Die vorgegebene Größe entscheidet über die Größe der gesamten Datenbank, da für jeden Datensatz in dem entspr. Feld die vorgegebene Größe vorgesehen wird.

Zahlentypen: Byte = ganze Zahl zw. 0 und 255 (Größe 1 Byte); Integer = ganze Zahl zw. -32.768 und 32.767 (2 Byte); Long Integer = ganze Zahl zw. -2 mrd. und 2 mrd. (4 Byte); Single = Dezimalzahlen mit 6stelliger Genauigkeit (4 Byte); Double = Zahlen, auch Dezimalzahlen mit 10stelliger Genauigkeit (8 Byte); Replikations-ID = von Access vergebene Identifikationsnummer (16 Byte); Dezimal = Dezimalzahlen mit wählbarer Genauigkeit (variabel).

Format                               Gibt bei Zahlen und Datumsangaben ein Anzeigeformat (z.B. Währung, Prozent usw.) an

Dezimalstellen                 Gibt bei Zahlen- oder Währungsangaben die Anzahl der anzuzeigenden Dezimalstellen an

Eingabeformat                  Zeigt Formatierungszeichen bei Währungs- und Datumsangaben im Eingabefeld an

Beschriftung                    Legt statt des Feldnamens eine andere Standardbeschriftung für dieses Feld fest. Wird nichts eingegeben, so wird der oben definierte Feldname verwendet (z.B. in Formularen)

Standardwert                    Trägt in neue erzeugte Datensätze automatisch einen Vorschlag ein, der dann aber noch verändert werden kann

Gültigkeitsregel             Legt Bedingungen fest, unter denen Access Gültigkeitsmeldung eingegebene Werte akzeptieren oder ablehnen soll

Gültigkeitsmeldung       Meldung, die am Bildschirm erscheint, wenn die Gültigkeitsregel verletzt wird.

Eingabe Erforderlich      Legt fest, ob das betreffende Feld vom Benutzer leer gelassen werden darf. Wir hier "ja" ausgewählt, so wird man bei der Eingabe darauf hingewiesen, wenn man vergessen hat, dieses Feld auszufüllen

Leere Zeichenfolge         Wird Eingabe Erforderlich mit "ja" angegeben, kann keine Datensatz angelegt werden, ohne dass das Feld ausgefüllt wird. Wenn Leere Zeichenfolge mit "ja" angegeben ist, kann ich das Feld trotzdem leer lassen, muss aber in das Feld gehen und dort die Leertaste drücken.

Indiziert                            Ist ein Feld indiziert, dann laufen Suchvorgänge in diesem Feld schneller ab

 

Für unser Beispiel wird man für alle Felder Eingabe erforderlich = ja auswählen. Nur bei Alter wird man auch Leere Zeichenfolge = ja eintragen, falls das Alter einer Lokalität nicht bekannt ist.


6.4.      Abspeichern der Tabelle

Zum Abspeichern der Tabelle im Menü Datei - Speichern unter aus und vergibt einen aussagkräftigen Namen für die Tabelle.

 

Für unser Beispiel empfiehlt sich z.B. "TabLokalit". Durch den Zusatz "Tab" wird der Überblick bei zukünftigen Operation übersichtlicher, da man sofort erkennt, dass es sich um eine Tabelle handelt.

 

Diese Tabelle wird nicht als eigene Datei gespeichert, sondern innerhalb der beim Beginn ausgewählten Dabenbank-Datei (mit der Endung *.mdb).

Wird diese Tabelle nun geschlossen, scheint sie im Hauptmenü unter den 'Objekten' als Tabelle auf.

(Anmerkung: Wenn man die Tabelle für andere Anwendungen benötigt, kann man sie auch für sich als eigene Datei (z.B. Excel) exportieren. Dazu wählt man Datei - Exportieren.)

6.5.      Anfertigen einer neuen Tabelle

Wir schließen nun die vorhin angefertigte Tabelle und fertigen nach dem selben Prinzip eine zweite Tabelle an.

 

Nachdem wir nun die Tabelle mit den Lokalitäten haben, brauchen wir noch eine zweite Tabelle mit den Probennummern und ihrer Charakterisierung.

Folgende Angaben benötigen wir: (1) Proben-Nummer, (2) Gesteinscharakterisierung; außerdem kann man noch (3) Probe bereits analysiert: ja/nein einfügen.

Folgende Feldnamen ergeben sich daraus: Probe, Gestein, Analyse. Außerdem empfiehlt es sich immer, ein Feld Bemerkung einzufügen.

Nachdem jede Probennummer nur einmal vorkommt, könne wir Probe als Primärschlüssel definieren. Außerdem muss natürlich Eingabe Erforderlich - Ja angegeben werden. Achtung: nicht auf AutoWert stellen!!

Das Feld Analyse beinhaltet nur die Angaben "Ja" oder "Nein". Als Felddatentyp wird daher Ja/Nein ausgewählt.

Bemerkung soll größere Mengen Text aufnehmen können und wird daher als Memo definiert!

 

Wenn man ein vorhandenes Feld (bei uns Probe) als Primärschlüssel definieren will, klickt man mit der rechten Maustaste darauf und wählt Primärschlüssel. Neben dem Feld erscheint dann ein Schlüsselsymbol.

In diesem Fall muss für den Feldnamen Probe in den Feldeigenschaften bei Indiziert: Ja (Ohne Duplikate) angegeben werden. Dies verhindert, dass eine Probennummer zweimal vergeben werden kann.

 

Abspeichern der Tabelle unter dem Namen "TabProben".